Out of office
Inhoud
Ga je een tijdje op vakantie? En heb je geen collega’s die het tijdelijk even van je kunnen overnemen? Met een out of office bericht kun je gemakkelijk jouw klanten, relaties of collega’s ervan op de hoogte brengen dat je tijdelijk niet kunt reageren op zakelijke e-mails. Wij leggen uit hoe je dit zelf simpel kunt instellen.
Wat is een out of office bericht?
Een out of office bericht, ook wel een afwezigheidsbericht genoemd, is een automatische e-mail respons die verstuurd wordt wanneer je niet beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden. Dit bericht informeert de afzender over jouw afwezigheid en biedt vaak aanvullende informatie, zoals wanneer je weer bereikbaar bent en wie er in jouw plaats gecontacteerd kan worden.
Out of office berichten zijn onmisbaar in professionele communicatie, omdat ze duidelijkheid en verwachtingen scheppen. Of je nu op vakantie bent, ziek thuis zit of een werkgerelateerd evenement bijwoont, met een goed opgesteld out of office bericht laat je collega’s, klanten en partners weten dat ze niet direct antwoord hoeven te verwachten.
Hoe maak je een out of office bericht in Outlook?
Het instellen van een out of office bericht in Microsoft Outlook is eenvoudig en zorgt ervoor dat je afwezigheid netjes wordt gecommuniceerd. Hier zijn de stappen:
Voor Microsoft Outlook op Windows
- Open Outlook en ga naar het tabblad Bestand.
- Klik op Automatische antwoorden (Out of Office).
- Selecteer de optie Automatische antwoorden verzenden.
- Stel de periode van je afwezigheid in door een begin- en einddatum en -tijd te kiezen (optioneel).
- Typ het bericht dat verzonden moet worden naar interne ontvangers (binnen je organisatie).
- Klik op het tabblad Buiten mijn organisatie om een bericht te maken voor externe ontvangers, zoals klanten of partners.
- Klik op OK om de instellingen op te slaan.
Voor Microsoft Outlook op Mac
- Open Outlook en ga naar Extra > Automatische antwoorden.
- Selecteer Automatische antwoorden verzenden.
- Vul de gewenste tijdsperiode en je afwezigheidsbericht in.
- Bewaar de wijzigingen.
Voor Outlook Web Access (OWA)
- Log in op je e-mail via de browser.
- Klik op het tandwielpictogram (Instellingen) en zoek naar Automatische antwoorden.
- Schakel Automatische antwoorden verzenden in en vul je bericht in.
- Klik op Opslaan.
Na het volgen van deze stappen weet iedereen dat je tijdelijk niet beschikbaar bent en waar ze eventueel terecht kunnen.
Meer weten over Microsoft 365 ondersteuning? Bezoek dan onze pagina hierover.
Wat is een goed out of office bericht?
Een goed out of office bericht is duidelijk, professioneel en biedt relevante informatie. Hier zijn enkele belangrijke elementen om in gedachten te houden:
- Vermeld je afwezigheid: Geef aan dat je niet beschikbaar bent om direct te antwoorden.
- Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig en kan je e-mail niet beantwoorden.”
- Specificeer de duur van je afwezigheid: Vermeld de begin- en einddatum.
- Bijvoorbeeld: “Ik ben afwezig van [datum] tot [datum].”
- Bied een alternatief contactpersoon aan: Zorg ervoor dat dringende vragen kunnen worden opgepakt door een collega.
- Bijvoorbeeld: “Voor urgente zaken kun je contact opnemen met [Naam] via [e-mailadres/telefoonnummer].”
- Blijf professioneel: Houd het bericht kort en zakelijk, maar vriendelijk van toon.
Voorbeeld van een goed out of office bericht
Onderwerp: Afwezigheid van [jouw naam] tot [datum]
Beste [naam of relatie],
Bedankt voor je e-mail. Ik ben afwezig van [datum] tot [datum] en kan je bericht niet direct beantwoorden. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [Naam] via [e-mailadres/telefoonnummer].
Ik zal na mijn terugkomst zo snel mogelijk reageren op je bericht.
Met vriendelijke groet, [jouw naam]
Door deze structuur te volgen, zorg je voor een professionele en behulpzame communicatie.
Waarom is een afwezigheidsbericht verstandig voor een bedrijf?
Het instellen van een out of office bericht is niet alleen praktisch voor individuele medewerkers, maar ook essentieel voor de professionele uitstraling van een bedrijf. Hier zijn enkele redenen waarom:
- Een afwezigheidsbericht voorkomt frustratie bij klanten of collega’s die wachten op een snelle reactie. Het biedt duidelijkheid over wanneer een antwoord te verwachten is.
- Een goed opgesteld out of office bericht laat zien dat je georganiseerd en klantgericht bent. Dit draagt bij aan een positieve indruk van het bedrijf.
- Door een alternatief contactpersoon te vermelden, zorg je ervoor dat belangrijke zaken niet stil komen te liggen tijdens jouw afwezigheid.
- Je voorkomt dubbele e-mails of telefoontjes van mensen die onnodig blijven proberen je te bereiken.
- En tot slot: in sommige gevallen kun je een aangepast bericht maken voor externe ontvangers, zodat je niet te veel interne details deelt.
Bij IT-ForYou begrijpen we het belang van efficiënte communicatie en helpen we bedrijven graag bij het optimaal benutten van hun e-mailoplossingen, zoals het instellen van professionele out of office berichten. Wil je meer weten over hoe wij jouw bedrijf kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!
Heeft u vragen over ICT diensten?
- Whatsapp ons
Cor van Vaneveld
Meer weten over uw out of office bericht?
Neem dan gerust contact met ons op.